کاری که به زحمتش می‌ارزد

همیشه فکر می‌کردم حسابداری ساده است یا اصلاً نیازی به آن نیست یا می‌توانیم حسابدار را استخدام کنیم، اما او به من گفت وجود یک نظام حسابداری برای کسب‌وکار لازم است و خیلی مهم است که صاحب هر کسب‌وکاری با مفاهیم اولیه حسابداری آشنا باشد. محمد آقا را می‌گویم. ماشاءالله خودش خیلی در این موضوعات وارد است و تجربه دارد. حسابی با من حرف زد. این هم بخشی از حرف‌هایمان:

من: آیا داشتن یک نظام حسابداری واقعاً لازم است؟

محمد آقا: اگر بخواهید پیشرفت کنید و کسب‌وکارتان را توسعه بدهید، باید نظام حسابداری داشته باشید. وجود نظام حسابداری به شما کمک می‌کند بدانید چه میزان هزینه پرداخت کرده‌اید، چه میزان درآمد داشته‌اید و سود شما از راه‌اندازی کسب‌وکار چه میزان بوده است. علاوه بر این، دولت شما را به داشتن یک نظام حسابداری ملزم می‌کند تا بر اساس آن مالیات را محاسبه و اخذ کند. همچنین، اگر بخواهید از بانک‌ها وام بگیرید، یا کسب‌وکارتان را به‌صورت یک شرکت رسمی ثبت کنید، به راه‌اندازی نظام حسابداری استاندارد نیاز خواهید داشت.

من: خودم حواسم به دخل‌وخرج هست.

محمد آقا: خیلی خوب است که خودت حواست به دخل‌وخرج هست، اما دولت و بانک‌ها روش حساب‌وکتاب تو را قبول ندارند. آن‌ها یک روش استاندارد تعریف کرده‌اند و فقط کسب‌وکارهایی را به رسمیت می‌شناسند که طبق روش استاندارد حسابداری عمل و دخل‌وخرج را ثبت کند.

من: خب بگو حسابداری چی هست؟

محمد آقا: حسابداری یعنی عملیات شناسایی، ثبت و گزارش‌دهی رویدادهای مالی هر کسب‌وکار. پس حسابدار باید سه کار مهم را انجام بدهد:

- اول، شناسایی فعالیت‌های مالی مثل فروش محصولات، خرید مواد اولیه، پرداخت حقوق و پرداخت مالیات.

تقریباً تمام فعالیت‌هایی که در کسب‌وکارتان انجام می‌دهید، یک اثر مالی دارد و باید در نظام حسابداری شما شناسایی بشود.

حواستان باشد، اگر در کسب‌وکارتان فعالیتی انجام بدهید که اثر مالی داشته باشد و آن را شناسایی نکنید، ممکن است به جرم مالی متهم شوید!

- دوم، ثبت فعالیت‌های مالی در سامانه‌ای حسابداری مثل نرم‌افزار «هلو»، «سپیدار» یا «همکاران نظام».

ثبت رویدادهای مالی باید طبق استاندارد باشد. شما مجاز نیستید رویدادهای مالی کسب‌وکارتان را به روش دلخواه خودتان ثبت کنید. برای همین سازمان حسابرسی (زیرمجموعه وزارت اقتصاد) کتابی به اسم استانداردهای حسابداری تدوین کرده و آنجا توضیح داده است که هر رویداد را چطور ثبت کنید. پیروی از استانداردها به شما کمک می‌کند بتوانید وضعیت فعلی خودتان را با گذشته یا رقبا مقایسه کنید.

- سوم، ارائه گزارش فعالیت‌های مالی انجام‌شده در قالب صورت‌های مالی مثل ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت گردش جریان وجوه نقد.

وقتی همه رویدادهای مالی را ثبت کردید، از اتفاقاتی که در کسب‌وکارتان رخ‌داده است، یک پایگاه داده خیلی خوب خواهید داشت. حالا می‌توانید این اطلاعات را تحلیل کنید و نقاط ضعف و قوت کار را پیدا کنید. مثلاً متوجه می‌شوید هزینه زیادی را بابت رفت‌وآمد با تاکسی اینترنتی (مثل اسنپ) خرج کرده‌اید و به این نتیجه می‌رسید که رفت‌وآمد با مترو می‌تواند مقدار زیادی در هزینه‌های شما صرفه‌جویی ایجاد کند.

گزارش‌های حسابداری خیلی متنوع‌اند. حتی می‌توانید با خلاقیت و سلیقه شخصی‌تان آنها را بسازید. اما تهیه بعضی از گزارش‌ها الزامی است. این گزارش‌ها باید برای ارائه به نهادها و سازمان‌ها مثل بانک یا سازمان امور مالیاتی، طبق استانداردهای مشخص تهیه شوند. به این گزارش‌ها «صورت‌های مالی اساسی» می‌گویند که تشکیل‌ شده‌اند از:

1. ترازنامه. به ما می‌گوید چه چیزهایی داریم و آن‌ها را از کجا آوردیم. ترازنامه مثل عکسی است که از کسب‌وکارتان می‌گیرید. این عکس همه دارایی‌ها و نحوه تهیه آنها را نشان می‌دهد. فرض کنید 10 میلیون تومان از دوستتان قرض می‌گیرید و با این پول یک چرخ‌خیاطی می‌خرید. ترازنامه به شما نشان می‌دهد دارایی شما یک چرخ‌خیاطی است و این دارایی را از طریق قرض‌گرفتن پول از دوستتان تهیه کرده‌اید.

2. صورت سود و زیان نشان‌دهنده عملکرد شما در طول زمان است. این گزارش مثل یک فیلم است که از کسب‌وکارتان گرفته‌اید. این گزارش به شما می‌گوید که چقدر درآمد داشته‌اید؟ چه میزان هزینه کرده‌اید؟ و سود فعالیت شما چقدر بوده است؟

3. صورت جریان وجوه نقد به ما نشان می‌دهد وجه نقد از کجا می‌آید و در کجا خرج می‌شود. فرق این گزارش با گزارش سود و زیان این است که اقلام مندرج در صورت سود و زیان، لزوماً به‌صورت وجه نقد نیستند و ممکن است هزینه‌ها یا درآمدهایی باشند که درگذشته یا آینده رخ می‌دهند. اما صورت جریان وجوه نقد فقط و فقط حرکت وجه نقد را در شرکت دنبال می‌کند و در نهایت به شما می‌گوید که مانده وجه نقد در حسابتان چه میزان است.

4. یک گزارش دیگر هم داریم که آن را با عنوان «صورت سود و زیان جامع» می‌شناسیم و بحثش کمی تخصصی است. اگر رشته حسابداری تحصیل کنید، آنجا به شما یاد می‌دهند.

 

من: خیلی سخت شد. من که قاتی کردم. به‌نظرم حسابداری خیلی سخت است.

محمد آقا: حسابداری اصلاً سخت نیست. من به‌عمد از این اصطلاحات استفاده کردم تا با اصل کلمات تخصصی آشنا بشوی، وگرنه آنقدرها هم سخت نیست. هر کسی در زندگی شخصی با حسابداری درگیر است. اگر می‌خواهی بفهمی اساس حسابداری چطور است، اول باید تمام درآمدها و هزینه‌های یک ماه خودت را یادداشت کنی. بعضی از نرم‌افزارهای تلفن همراه وجود دارند که دقیقاً مشابه نظام حسابداری حرفه‌ای کار می‌کنند و برای دخل‌وخرج شخصی تهیه شده‌اند. بعد باید همه اتفاقات مالی را که نوشته‌ای دسته‌بندی کنی. درنهایت هم گزارش تهیه کنی.

برایت یک مثال می‌زنم تا بفهمی قضیه چطور است:

فرض کن امروز 100 هزار تومان پول‌توجیبی از پدرت گرفته‌ای و با این پول به اعتبار کارت مترویت را اضافه کرده‌‌ای (20 هزار تومان). برای خودت بستنی (10 هزار تومان) و کلاه (15 هزار تومان) خریده‌ای. بعد از مدرسه با دوستانت کافه رفته‌ای (50 هزار تومان).

 

وقتی هزینه‌ها و درآمدهای روزانه را ثبت کنی، می‌فهمی که اولاً منابع درآمدی کمی داری (فقط پول‌توجیبی) و اگر بخواهی وضع بهتری داشته باشی، باید منابع درآمدی بیشتری داشته باشی. ثانیاً، حجم خیلی زیادی از پول خودت را صرف چیزهای غیرضروری کرده‌ای (60 هزار تومان هزینه کافه و بستنی) که می‌توانستی آن را پس‌انداز کنی.

از همین امروز شروع کن. تمام هزینه‌های خودت را ثبت و طبقه‌بندی کن. نتیجه کار خیلی جالب خواهد بود.