برنامهریزی بعد از انتخاب هدف نقش جدی‌تری پیدا می‌کند. اما حتی اگر هنوز هدف و افق مشخصی در زندگی نباشد، صرفاً می‌توان همان کارها و برنامه‌های رایج روزانه را، با یک فکر پیش از اجرا و یک چینش معقول و منطقی، همراه با نظمی تعریف‌شده، به بهترین نحو به انجام رساند و حتی دایره و کیفیت آن را گسترش داد.
دلیل تأکید بر «بابرنامه‌شدن» این است که از این طریق می‌توان در زمان کمتری کار بیشتری انجام داد و چون همه چیز در نظمی معقول به انجام می‌رسد، به اضطراب‌ها و نگرانی‌های رایج هم مبتلا نشد.
با این نگاه انسان‌ها در دو دسته قرار می‌گیرند: یک دسته کسانی که فعلاً هدف مشخصی در زندگی ندارند، ولی یک سلسله کارها، تکلیف‌ها و فعالیت‌هایی دارند که نیمه‌کاره رها کرده‌اند یا زمان برای انجام همه آن‌ها کم می‌آورند. دسته دوم کسانی که افق و هدف روشنی را برای خود انتخاب کرده‌اند، اما راه و روش طراحی یک برنامه مناسب را برای طی مسیر تا رسیدن به آن هدف مشخص بلد نیستند.
در هر دو حالت و برای هر دو گروه، یادگیری روش‌های درست برنامه‌ریزی‌کردن تأثیر واضحی بر سرعت و کیفیت حرکت به سمت مقصد و هدف‌های تعیین‌شده خواهد داشت.
هر زمان که شروع به فکر‌کردن کنید که چه کاری را، کجا، در چه زمانی و چگونه به انجام برسانید، یعنی در حال برنامهریزی هستید.
برای مثال، وقتی فکر می‌کنید که چگونه تا هفته دیگر ۷۰ صفحه از یک کتاب را بخوانید و به این نتیجه برسید که باید این حجم را به بخش‌های کوچک‌تری در طول هر روز تقسیم کنید و اگر روزی ۱۰ صفحه مطالعه کنید، در پایان هفت روز ۷۰ صفحه مطالعه کرده‌اید، این یعنی در حال انجام یک برنامهریزی روشن هستید. نقطه شروع و پایان مشخص است. حجم کار و بازه زمانی هم تعریف شده است و شما فقط باید با توجه به شرایط موجود، مشخص کنید به چه شکل می‌توانید این برنامه را به اجرا درآورید.
اصل‌های مهم برنامهریزی مؤثر
۱. انتخاب مقصد و هدف: هدف می‌تواند موفقیت تحصیلی در مدرسه و کسب رتبه برتر باشد. اما می‌تواند بسیار کوچک و مقطعی هم باشد؛ مثل موفقیت در آزمون کلاسی نیمسال. افراد دارای برنامه، آموزش دیده‌اند که اول آخر را ببینند؛ آن نقطه مطلوبی که می‌خواهند به آن برسند.
۲. تعیین زمان رسیدن به هدف: تعیین زمان مشخص که نقطه رسیدن به هدف است، در برنامهریزی معقول و مؤثر نقشی جدی ایفا می‌کند. مثلاً وقتی تعیین می‌کنید که هفته بعد همین موقع آزمون برگزار شود، دقت برنامهریزی شما باید تا حدی باشد که تا هفته بعد مطالعه و مرور به پایان رسیده باشد.
۳. تبدیل هدف بزرگ نهایی به هدف‌های کوچک‌تر: مثلاً هدف موفقیت در آزمون هفته دیگر است. به این منظور شما باید چهار درس را از کتابی بخوانید. هدف کوچک‌تر این می‌شود که روزی یک درس بخوانید.
۴. بررسی و ارزیابی به انجام رساندن کارها طبق برنامه: این کار کمک می‌کند که با فکر و تأمل اگر اشتباهی در نحوه اجرای برنامه وجود دارد شناسایی شود. یا سبک‌های دیگر هم امتحان شوند تا تجربه‌های آن‌ها را با هم مقایسه کنیم. به همین خاطر کل فرایند برنامهریزی باید در یک دفتر تعریف‌شده برای اجرای برنامه، مکتوب و ثبت شود.
انواع برنامهریزی بر مبنای زمان
۱. برنامهریزی سالانه
برنامهریزی می‌تواند روزانه، هفتگی یا سالانه باشد. اگر صرفاً بخواهید به کارهای روزمره برسید، برنامهریزی روزانه و هفتگی برای شما بسیار مناسب است. اما اگر هدفی در ذهن دارید و می‌خواهید پس از یک سال تحصیلی به آن دست پیدا کنید، اول باید آخر را ببینید. یعنی اول باید برای خود مکتوب کنید که سال دیگر همین موقع در موضوع‌هایی که دغدغه آن‌ها را دارم، در چه نقطه‌ای خواهم ایستاد. برای رسیدن به آنچه روی کاغذ ترسیم شده است، در واقعیت باید تلاش مبتنی بر برنامه داشته باشید.
مثلاً برای رسیدن به یک هدف یک‌ساله، سال را به ۱۲ ماه تقسیم می‌کنید. حالا هدف یک‌ساله تقسیم می‌شود به ۱۲ هدف یک‌ماهه. امروز شما در ماه اول هستید و ۱۲ ماه پیش رو دارد. این یعنی باید برنامهریزی کنید که هر ماه چه بخشی از کار را پیش ببرید که پس از ۱۲ ماه به هدف بزرگ و اصلی خود رسیده باشید. پس به این شکل ابتدا برای یک‌سال برنامهریزی می‌کنید. بعد به برنامهریزی ماهانه، و بعد هفتگی و بعد روزانه دست می‌زنید.
۲. برنامهریزی هفتگی و روزانه
زمانی که تعداد فعالیت‌های روزانه ما زیاد می‌شود، مدیریت و دسته‌بندی زمان انجام آن‌ها اهمیت پیدا می‌کند. عموم افراد بدون فکر شروع به انجام کارها و تکلیف‌های خود می‌کنند، اما باید بدانید که اگر بدون برنامهریزی به سراغ انجام کارها بروید، ممکن است نتیجه خوبی از میزان زمانی که برای انجام کارها می‌گذارید نگیرید. صرف ۱۰ دقیقه زمان برای برنامهریزی کارها قبل از شروع، می‌تواند تا دو ساعت در زمان شما صرفه‌جویی کند. چرا؟ چون با فکر و برنامهریزی مناسب و رعایت اولویت‌ها بر اساس اهمیت و فوریت انجام آن‌ها، از زمان بهتر استفاده می‌کنید. در واقع هوشمندانه انجام کارها را در زمانی که دارید، تقسیم می‌کنید.
در این نوع برنامهریزی نیز می‌توان به دو شکل اقدام کرد: کسی که فعلاً هدف مشخصی را دنبال نمی‌کند و فقط می‌خواهد مثلاً به درس‌های روزانه و تکلیف‌های هفتگی خود برسد، کافی است فهرست کارهایی را که هر روز باید انجام دهد روی کاغذ بنویسد. و بعد پس از کمی تأمل، بر اساس اولویت، ترتیب کارها را مشخص سازد و شروع به اقدام کند. مثلاً با خود می‌گوید: «امروز باید سه درس متفاوت را مطالعه کنم و یک درس تکلیفی دارم که باید انجام دهم. در کنار این‌ها شستن ظرف‌های شام با من است و مرتب‌کردن اتاقم نیز کاری ضروری است. باید لباسم را برای فردا اتو بزنم، یک مطالعه فراتر از کتاب مدرسه هم دارم که باید به آن هم رسیدگی کنم.»
خب اولین اقدام نوشتن است که داشتن یک دفتر برنامهریزی بسیار مناسب است. چون بابرنامه‌شدن به مکتوب‌کردن هدف‌ها و برنامه‌ها نیاز دارد. دفترهای برنامهریزی در طرح‌ها و سبک‌های متفاوتی وجود دارند. یا یکی از آن‌ها را باید تهیه کنید یا خودتان دفتری را به عنوان دفتر برنامهریزی در نظر بگیرید و در آن یک ستون زمان یک‌روزه مشخص کنید. البته می‌توانید پیش از درنظرگرفتن این ستون، یک جدول هفتگی طراحی کنید و در آن کارهای کل هفته را ثبت کنید. نمونه چنین جدولی در ادامه می‌آید.
بعد از آن کارهای ثبت شده در جدول هفتگی را به شکل روزانه در ستون زمان‌ها وارد می‌کنید و به شکل معقول مشخص می‌کنید که چند کاری را که برای امروز در نظر گرفته‌اید، در چه بازه‌های زمانی قرار است به انجام برسانید.